Если автомобилем владеет организация, ее руководству требуется отследить и подтвердить множество фактов при его передвижении. Например, маршрут машины, может ли водитель по состоянию здоровья управлять ею, сколько израсходовано топлива, какой груз она перевозит. Без закрепления этих данных на бумаге подтвердить их невозможно. Для этого был создан специальный документ, который называется путевой лист, более известный под жаргонным названием «путевка». Кроме учета количества пройденных километров и расхода бензина, он выполняет и другую важную задачу: на основании этого документа начисляют заработную плату водителям.
Когда нужен путевой лист?
В любой организации перед тем, как выйти в рейс, водитель заполняет путевой лист. Однако по закону такое заполнение необязательно. Дело в том, что в соответствии с «Уставом автомобильного транспорта» заполнять путевку нужно только в определенных случаях. Вот они:
- Автомобиль перевозит пассажиров и/или багаж;
- Автомобиль осуществляет транспортировку какого-либо груза.
Во всех остальных ситуациях устав не обязывает писать «путевку». Однако, как правило, руководство требует заполнять документ всегда.
Бланк путевого листа
«Путевка» составляется на специальных бланках, которые утверждаются Федеральной службой статистики вместе с другими бланками бухгалтерской отчетности. Однако бланки эти не обязательны к применению. Если по каким-то причинам руководство организации они не устраивают, оно может разработать свои собственные. Главное, чтобы в «путевке» содержалась вся необходимая информация. Но в большинстве случаев все же используются унифицированные бланки. В самом деле, зачем изобретать велосипед?
Бланки «путевок» отличаются в зависимости от типа автомобиля. Для легковых, грузовых, строительных авто они разные. Вот так выглядит «путевка» для легковой машины:
В левой части рисунка изображена лицевая сторона путевого листа, а в правой – оборотная.
Новая форма путевого листа
В текущем году изменились требования к содержанию путевого листа. Теперь он должен содержать больше сведений.
Кроме того, несколько изменились его обязательные реквизиты.
Вот перечень всех новшеств:
- «Путевка» должна быть озаглавлена названием бланка, затем должен следовать его номер и дата заполнения;
- Вписывается срок действия листа, который должен составлять не более тридцати суток;
- В разделе, содержащем сведения о собственнике машины, теперь нужно указывать также регистрационный номер юридического лица или индивидуального предпринимателя (ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
- Нужно вносить информацию о человеке, который допущен к управлению машиной, а также его водительских правах (в том числе их номер);
- В документе обязательно указывается регистрационный знак авто;
- Обязательно пишутся точные дата и время осмотра машины, проводившегося перед ее выходом в рейс.
Правила заполнения
Оформление документа можно разделить на несколько этапов:
- Внесение сведений о водителе и автомобиле;
- Отметка врача о том, что водитель по состоянию здоровья может отправиться в рейс, а также о том, что он трезв и не употреблял наркотических средств;
- Отметка о том, что в ходе осмотра автомобиля не выявлено никаких неисправностей, препятствующих передвижению на нем;
- Указание норматива расхода топлива машиной и сколько его выделено;
- Записи о передвижениях автомобиля с указанием пройденного расстояния в километрах, а также названий улиц населенного пункта или наименований различных населенных пунктов, между которыми пролегал маршрут машины;
- Проверка и подпись полностью оформленного документа руководителем организации.
«Путевка» каждый день должна оформляться новая.
Использование одного и того же бланка в течение нескольких дней не разрешается, кроме случаев, когда водитель и автомобиль находятся в командировке.
Оставлять какое-либо поле документа, обязательное для заполнения, пустым, также запрещается.
Образец оформления
Рассказать, как оформляется документ – одно, а увидеть это своими глазами – совсем другое. Вот пример полностью заполненной лицевой и оборотной сторон путевого листа:
Нужна ли «путевка» при возвращении в гараж?
Среди водителей и руководства организаций нередко возникают споры о том, нужно ли указывать в «путевке» путь машины от гаража или стоянки до первой точки маршрута. Кто-то полагает, что такое передвижение вызвано служебной необходимостью, поэтому его не нужно заносить в документ, а другая часть водителей придерживается противоположного мнения.
Точку в этом споре поставил Росстат. В своем разъяснительном письме он указывает, что в путевой лист должны вноситься абсолютно все передвижения автомобиля, в том числе и его путь к гаражу в конце или начале смены.
На это обращает внимание в своем письме и Минфин, запрещающий любую езду автомобиля, принадлежащего организации или индивидуальному предпринимателю, без ее документальной фиксации.
Требования по оформлению и использованию
Документ оформляется в единственном экземпляре ответственным за это работником организации и подписывается механиком. Когда водитель отправляется в рейс, бумага находится у него на руках. Это необходимо на случай проверки, поскольку путевой лист могут попросить предъявить как сотрудники госавтоинспекции, так и служащие Ространснадзора, которые иногда дежурят на дорогах для проверки автотранспорта. В случае, если документа у человека, управляющего автомобилем, не окажется, его ждет штраф. Он предусмотрен частью 2 статьи 12.3 Кодекса об административных правонарушениях и его размер составляет пятьсот рублей.
По возвращении в организацию и окончании своей смены водитель сдает «путевку». Затем она заносится в специальный журнал и передается работнику бухгалтерии для ведения отчетности.
Правила оформления документа для бухгалтерии
Путевой лист нужен не только для контроля за водителями со стороны руководства. Прежде всего это – первичный документ бухгалтерской отчетности. Поэтому он также должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к таким бумагам федеральный закон «О бухгалтерском учете». Согласно этим требованиям, бухгалтерский документ должен содержать следующие сведения:
- Дата, когда он был оформлен;
- Название организации, к которой он относится;
- Сущность хозяйственной операции, которую он фиксирует;
- Измерение такой операции в натуральном выражении или в денежных единицах («путевка» содержит именно натуральное измерение в израсходованных литрах бензина);
- Название должностей людей, которые отвечают за составление бухгалтерской документации;
- Подписи этих людей.
Также бухгалтерские документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним действующим законодательством и иными нормативно-правовыми актами.
Типичные ошибки при оформлении
Нередко водители при заполнении «путевок» ошибаются. При этом ошибки встречаются всегда одни и те же. Вот самые распространенные из них:
- На документе нет подписей и их расшифровок;
- Не указано время, когда машина должна вернуться на базу;
- Нет сведений о количестве выделенного топлива;
- Не отмечен норматив расхода машиной бензина;
- Нет сведений о допуске водителя к управлению автомобилем.
Вопросы, касающиеся прав автомобилистов, зачастую более важны, чем кажется на первый взгляд. Водитель может лишиться прав или понести другое суровое наказание из за незнания или неправильного трактования законов и правил. Не ленитесь глубоко погружаться в суть изучаемого вопроса, не стесняйтесь спросить совет у профессионалов.
