Путевой лист – это незаменимый документ для служебных транспортных средств. Он необходим как для транспорта, принадлежащего организации, так и для частного транспорта, используемого в рабочих целях. В него вносятся места посещения с данными об израсходованном топливе и километраже. В случаях перевозки грузов, путевой лист прикрепляется к накладной.
ПЛ является официальным документом, с помощью которого в бухгалтерии проводится первичный учёт работы транспорта и начисляется з/п водителям. Он действителен в течение смены. Вопросами оформления ПЛ занимаются либо диспетчеры организации, либо уполномоченный на это работник.
Данный документ содержит следующие пункты:
- № путёвки;
- дату открытия ПЛ;
- роспись, выдавшего путёвку;
- фирменную печать.
Благодаря путевым листам осуществляется проверка деятельности водителя и отслеживается эксплуатационное состояние транспорта.
Происходит сравнение пробега автомобиля зафиксированного в ПЛ с плановыми расчётами. Бланки изготавливаются в типографиях, но некоторые организации самостоятельно создают шаблон и распечатывают документы.
Бланк ПЛ является бланком строгой отчётности. Все пустые бланки должны быть пронумерованы, а состояние готовых распечатанных (и испорченных) бланков следует держать под наблюдением. Путёвка, в которой при заполнении были допущены ошибки, подлежит утилизации, а её номер помещается в список.
В 2017 году оформление ПЛ было модифицировано. Новый бланк путевого листа стал содержать информацию о:
- контроле технического состояния автомобиля до выезда со стоянки;
- фиксировании времени осуществления этого контроля.
Круглая печать на заполненном бланке теперь не нужна. Печать ставится теми организациями, которые применяют её по своему Уставу.
- Реестр путевых листов
- Журнал регистрации предрейсового контроля
- Изменения в документе
- Образец заполнения
- Обязательные реквизиты для лицевой стороны
- Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка
- Форма путевого листа для нетранспортной организации
- Документы по учёту топлива нового образца
- Хранение и ответственность
Реестр путевых листов
Работодатели должны регистрировать свои ПЛ в журнале регистрации путевых листов, по-другому «реестре путевых листов». Выглядит этот бланк так:
Журнал регистрации предрейсового контроля
Этот документ обязателен для каждого предпринимателя, владеющего ТС. В журнал заносятся данные осмотра ТС перед каждым рейсом.
Работодатель сам определяет, с какой периодичностью будут проводиться проверки. ТС, не прошедшие предрейсовый контроль, не допускаются к эксплуатации.
Изменения в документе
С 15.12.2017 г. законодательно в оформление путевых листов были добавлены нововведения. Они заключаются в том, что:
- В ПЛ вносится день и время предрейсового контроля тех. состояния транспорта, т.е. записывается день, месяц, год и поминутно фиксируется время.
- Меняются организация условий безопасности перевозок – если раньше контроль тех. состояния ТС проводился перед рейсом и после него, то теперь такая проверка осуществляется до выезда ТС со стоянки.
Образец заполнения
В новый бланк путевого листа добавлены некоторые реквизиты. В нём указываются:
- кому принадлежит ТС (по новым правилам теперь вписывается ОГРН);
- время начала и конца поездки;
- данные о прохождении ТО перед поездкой, с отмеченными временными показателями.
Обязательные реквизиты для лицевой стороны
Обязательные реквизиты для лицевой стороны состоят из:
- № документа, серии (в случае типографского бланка), дня/месяца/года поездки.
- Наименования организации и её контактов, кода ОКПО, названия и марки транспортного средства (если средство взято напрокат, то в графу марки записывают № договора о прокате).
- Номерного знака автомобиля и гаражного №, сведениях о водителе (ФИО, табельный номер и № водительского удостоверения, водительский класс). Если организации занимается перевозкой пассажиров, то заполняется и графа «Лицензионная карта». Под адресом подачи понимается место, куда направляют ТС.
Заполняет данные в путеводном листе и расписывается механик.
Диспетчер вписывает предполагаемое время возвращения автомобиля из рейса и предполагаемый километраж. В случае командировки он записывает ещё и дату. Диспетчер, несущий наряд, проверяет прибывшее после рейса ТС, фиксирует в ПЛ замечания, если они имеются. В бланке указываются данные о несвоевременном возвращении или неисправностях авто. В графу «ТС сдал» водитель вносит свои данные.
Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка
На оборотной стороне размещаются следующие данные:
- маршрут поездки;
- № рейса (он зафиксирован в журнале) путёвки;
- точка начала и окончания поездки;
- километраж за время поездки и роспись того, кто управляет ТС.
Форма путевого листа для нетранспортной организации
Нетранспортным предприятиям путёвки нужны для фиксирования расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). В ПЛ вносятся:
- Информация об управляющем ТС (сюда же относятся и сведения о мед. осмотре).
- Данные о проведение предрейсового контроля тех. состояния ТС.
- Нормы расхода ГСМ — организация может сама рассчитать и вывести свои нормы расхода ГСМ, а может ориентироваться на нормы, утверждённые Министерством транспорта России. Существенных отличий в самостоятельно выведенных нормах и нормах Минтранса лучше избегать, т.к. это может стать причиной проверок налоговых служб.
Документы по учёту топлива нового образца
Выдаётся ГСМ водителю только, если у него есть путевой лист. Бухгалтер ставит подпись в путевом листе, а водитель расписывается в ведомости.
Верхняя часть ведомости:
Средняя часть ведомости представлена графами для заполнения.
Водитель должен расписать в последнем столбце таблицы. Если ПЛ больше одного, то роспись ставится напротив путевых листов.
Нижняя часть ведомости на обратной стороне:
Хранение и ответственность
В архиве бухгалтерии этот документ хранится в течение пяти лет в случае, если за этот период была хоть одна проверка. При отсутствии проверок, лист не утилизируется. ПЛ не изымается из архива вплоть до 75 лет, если был оформлен на работника, который трудился в тяжёлых и вредных условиях.
Для водителя отсутствие или ошибки оформления ПЛ грозят штрафом от 500 руб., для должностного лица эта сумма возрастает до 20000 руб., а для юридического лица может составлять до 100000 руб.
Путевой лист – незаменимый документ для служебных транспортных средств. С его помощью осуществляется: начисление з/п водителям, проверка деятельности водителя и отслеживание износа транспорта. В конце 2017 года документ был модифицирован путём нововведений, касающихся того, когда осуществляется контроль тех. состояния транспорта и правил фиксирования времени этого контроля. Знание и соблюдение этих правил поможет руководителям предприятий и водителям ТС избежать проблем с проверяющими структурами и налоговыми органами.
Вопросы, касающиеся прав автомобилистов, зачастую более важны, чем кажется на первый взгляд. Водитель может лишиться прав или понести другое суровое наказание из за незнания или неправильного трактования законов и правил. Не ленитесь глубоко погружаться в суть изучаемого вопроса, не стесняйтесь спросить совет у профессионалов.